Företag idag är väldigt noga när det kommer till den digitala säkerheten, men hur är det egentligen med den fysiska? Här kommer några goda råd som alla företag bör följa – speciellt när det kommer till att inte slänga hemliga dokument i vanliga pappersinsamlingen.
Det är många företag som lägger ett starkt fokus vid att säkerställa att den digitala säkerheten på kontoret är hög, men vad som ofta glöms bort är den fysiska säkerheten i att ha något som basalt som en dokumentförstörare att använda för att skydda företagets hemligheter. I stället uppmanas företagen till att tänka till kring den digitala informationssäkerheten, till och med av MSB och polisen. Det är något som bland annat Resumé skriver om. Självklart är det dock viktigt att tänka på båda delar, speciellt när du som företagare vill förhindra att affärshemligheter och andra känsliga uppgifter hamnar i fel händer.
Varför förstöra dokument?
Många tror att det räcker med att riva ett viktigt papper eller dokument i två delar och slänga det i soporna för att det ska vara oanvändbart. Men så är det tyvärr inte. En metod som kriminella ofta använder sig av för att få tag på känsliga uppgifter är nämligen att gå igenom bortkastade dokument, både hos företag och privatpersoner. När du då använder en dokumentförstörare för att riva upp pappret i flera delar försvårar du för den som vill stjäla informationen på det, speciellt när du förstör flera olika dokument som blandas med varandra. Tänk på att det inte bara är affärskritiska dokument och papper som du kan förstöra i dokumentförstöraren, du kan även göra dig av med kund- och personaluppgifter på ett säkert vis likaså som du kan använda dokumentförstöraren till att göra dig av med anteckningar från känsliga möten och så vidare. Den har flera användningsområden helt enkelt.
Låt en person med förtroende ansvara för dokumentförstöringen
Något som är viktigt att tänka på när du har en dokumentförstörare är att säkerställa att det är rätt dokument som förstörs. Därför är det bra om du ger en person du litar på ansvaret över att administrera förstöraren. Dels för att undvika att någon förstör dokument ska sparas och dels för att förhindra någon förstör dokument för att dölja ett brott såsom en bankanställd nyligen ertappades med att göra, något som Sveriges television rapporterade om. Välj därför ut ansvarspersonen med omsorg och låt inte dokumentförstöraren stå på en plats som alla anställda har tillgång till.